Já não é mais novidade para colaboradores termos como home office, reunião online ou trabalho híbrido. Mas, o que muitos não sabem é que essa tendência já estava em crescimento antes da pandemia do Covid19. Claro, não tem como negar que ela acelerou, e muito, a adaptação entre trabalho no local físico das empresas e o trabalho a distância.

E com essa transformação, nada mais natural do que o surgimento de dúvidas e obstáculos. Seja para direcionar uma reunião online, para dar suporte aos seus colaboradores ou até mesmo saber lidar com os desafios que estão por vir. E como você já viu, em nosso blog trouxemos conteúdos para te ajudar nesse período de adaptação a essa nova realidade.

Mas, ainda não falamos a fundo sobre um tópico fundamental para o gerenciamento de qualquer equipe nessa nova realidade híbrida. A reunião online. Por isso, preparamos esse artigo com 4 dicas para te ajudar na hora de executar uma reunião a distância assertiva, que renda resultados positivos para você e seu time.

4 dicas para realizar reunião online com equipes híbridas

1) Conheça o perfil DISC de cada colaborador

Para um bom gerenciamento e acompanhamento de qualquer equipe é preciso compreender o perfil comportamental de cada um. Tanto para quem trabalha no local físico da empresa, quanto para quem trabalha remotamente. Quando existe o entendimento das atitudes e o que motiva cada um de seus colaboradores, fica mais fácil oferecer o suporte que eles precisam.

Por exemplo, suponhamos que sua equipe tenha 3 perfis diferentes e você precisa fazer uma reunião emergencial para uma tarefa de última hora. Sabendo como cada um irá se comportar, a sua transmissão de tarefas se torna mais assertiva. Isso porque, baseado nos perfis, fica mais fácil e prático compreender exatamente qual é a pessoa mais capacitada para determinado objetivo.

2) Prepare-se para a reunião online como se fosse uma reunião presencial

Outro ponto fundamental é sobre o preparo e planejamento. É extremamente comum as pessoas se sentirem mais à vontade por trabalhar home office e esquecerem da organização e do planejamento.

Não se deixe influenciar pela segurança do seu lar e prepare o seu material exatamente como se estivesse em reunião presencial. Ou seja, priorize os assuntos por importância e urgência, mantenha sua presença e linguagem profissional. Não se esqueça de escolher um ambiente sem distrações para maior concentração.

Também é importante manter o foco dos seus colaboradores nos assuntos profissionais. É natural que nesse momento de socialização muitos queiram conversar sobre outros assuntos.

3) Determine um horário para o começo e um para o fim da reunião online

Manter a rotina programada quando se está em home office é um dos verdadeiros desafios. Principalmente para pessoas com perfis comportamentais como os Cautelosos e os Estáveis. Já que eles precisam da rotina e de uma normalidade no dia a dia deles.

Então, para evitar desgastes desnecessários que possam afetar a produtividade de sua equipe, o ideal é estabelecer um período de duração. Dessa maneira você estará oferecendo o suporte necessário para a sua equipe, enquanto acompanha o progresso e delega novas tarefas. Sem contar que isso também ajudará vocês a manter o foco no que realmente deve ser discutido e acertado.

4) Convide só os colaboradores que estão envolvidos diretamente com o que será discutido

Por fim, uma outra dica necessária para tornar as reuniões online mais assertivas é selecionar quem participa delas. Afinal, quando um colaborador sente que não precisa estar na reunião, ele começa a tirar o foco dos outros ao seu redor.

Para evitar essas distrações e desperdício de seu tempo e da sua equipe é ideal selecionar os participantes. Sendo assim, convoque somente as pessoas que estão diretamente relacionadas aos tópicos a serem trabalhados. E não se esqueça de documentar tudo o que aconteceu na reunião.

Depois de realizada, é interessante atualizar toda equipe sobre o que foi decidido e debatido através de um comunicado por e-mail. Inclusive, também existe a possibilidade de disponibilizar os documentos gerados. Dessa maneira, você não exclui nenhum colaborador do andamento dos projetos e, ao mesmo tempo, garante o foco, alinhamento e a assertividade de sua equipe.

Com essas 4 dicas suas próximas reuniões online serão melhores e mais produtivas. E por falar em produtividade e assertividade, os cursos da idealDISC te ajudam a extrair o máximo da sua equipe sempre. Quer saber mais sobre como podemos te ajudar? Basta continuar a leitura.

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